Gia đình Việt – Hàn: sắp giấy tờ hai nước sao cho dễ tìm?

Khi được hỏi “Đây là bản gốc, bản dịch hay bản đã chứng nhận?”, một tên tệp rõ ràng giúp cả hai vợ chồng tìm đúng giấy nhanh hơn.

Một giấy tờ, một nhóm tệp

Chia thư mục theo từng người rồi theo loại giấy tờ. Ví dụ, để bản chụp giấy kết hôn và bản dịch trong cùng thư mục, đặt tên có nước cấp và ngày cấp. Chụp đủ các mặt có thông tin hoặc dấu xác nhận.

Đối chiếu tên trước khi gửi

So sánh cách viết họ tên trên hộ chiếu với từng giấy tờ. Nếu có khác biệt, đánh dấu chỗ cần hỏi người tiếp nhận. Giữ nguyên hình ảnh bản gốc để có thể đối chiếu.

Chỉ chuẩn bị bản mới khi biết nơi dùng

Ghi rõ cơ quan tiếp nhận, mục đích và ngày dự kiến nộp. Hỏi họ yêu cầu bản nào, ngôn ngữ nào và hình thức xác nhận nào trước khi đặt dịch thuật. Chỉ chia sẻ giấy tờ qua đầu mối đã xác minh.

Đặt tên tệp để hai vợ chồng cùng dùng

Ví dụ: Giay-ket-hon_Han-Quoc_Ban-goc_[ngay-cap]. Lưu bản dịch dưới tên tương tự nhưng thay “Ban-goc” bằng ngôn ngữ dịch. Khi nơi nhận yêu cầu bản mới, hai người có thể kiểm tra đúng ngày cấp trước khi gửi.